Giao tiếp qua thư điện tử

Trong xã hội hiện đại việc sử dụng các hình thức trao đổi thông tin qua mạng Internet ngày càng đa dạng và phong phú. Đặc biệt thư điện tử được đa số người dùng cho giao dịch bởi những đặc tính ưu việt  của nó như: Cho phép người dùng truyền tải các thông điệp, tài liệu với trữ lượng lớn, nhanh chóng  gửi đến nhiều người cùng một lúc và ngược lại, đồng thời tiết kiện thời gian, chi phí và đảm bảo an toàn. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết giao tiếp qua thư điện tử một cách hiệu quả và có văn hóa.

Đối với các doanh nghiệp việc sử dụng Email đã trở nên phổ biến và không thể thiếu trong công việc hàng ngày. Theo kết quả khảo sát năm 2014 của Cục Thương mại điện tử và Công nghệ thông tin, số lượng doanh nghiệp có trên 50% lao động thường xuyên sử dụng Email tăng dần theo các năm. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách giao tiếp qua Email hiệu quả vì mắc phải những lỗi cơ bản như: Hình thức trình bày không khoa học, soạn thảo Email dài dòng không tập trung vào vấn đề mấu chốt, viết theo cảm xúc, viết sai chính tả, ngữ pháp, gửi nhầm tài liệu đính kèm, v.v…, đặc biệt là trong Email của các bạn trẻ.

email

Có thể nói, việc gửi và trả lời thư điện tử cũng là cách để đánh giá thái độ và tác phong làm việc, chính vì vậy, khi sử dụng thư điện tử các bạn trẻ hoặc nhân viên cần có thái độ nghiêm túc, cẩn trọng để tránh mắc phải những lỗi cơ bản.

Một số lưu ý khi giao tiếp qua Email:

  • Tiêu đề ngắn gọn, bao quát được nội dung.
  • Lời chào thân thiện, lịch sự, phù hợp với người nhận.
  • Nội dung ngắn gọn, rõ ràng, tập trung vào vấn đề mấu chốt.
  • Luôn gửi lời chào, lời cảm ơn!
  • Sử dụng file đính kèm có dung lượng đủ để gửi.
  • Định dạng file đính kèm phải thông dụng, dễ mở.
  • Hãy kiểm tra, soát lỗi trước khi gửi.
  • Gửi kèm thông tin của bạn để người nhận có thể liên hệ.
  • Trả lời Email ngay sau khi nhận được!

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s